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Dal 15 luglio scorso (2023) sono in vigore le disposizioni del cosiddetto decreto whistleblowing, il D. L.vo 24/2023. Il decreto richiede a diverse tipologie di organizzazioni di definire procedure idonee a consentire alle persone che, nell’ambito della propria attività lavorativa o professionale, rilevano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali, di segnalarle, risultando protette e tutelate da ogni forma di ritorsione. In questo adeguamento organizzativo è però necessario tenere conto degli effetti sulla gestione della privacy aziendale.

Organizzazioni interessate dal decreto whistleblowing

Il decreto si applica a tutti i soggetti del settore pubblico e a quelli del settore privato che ricadono in una di queste categorie:

1. organizzazioni che hanno impiegato nell’ultimo anno la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato o indeterminato;
2. organizzazioni che rientrano nell’ambito di applicazione di specifici atti dell’Unione europea elencati nell’allegato al decreto (parte 1B e 2), a prescindere dalla media di lavoratori subordinati;
3. organizzazioni che adottano modelli di organizzazione e gestione ai sensi del D. L.vo 231/01 e ss.mm.ii., a prescindere dalla media di lavoratori subordinati.

Rispetto agli atti dell’Unione europea richiamati al punto 2, la molteplicità di ambiti è ampia e variegata:

• servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti;
• commercializzazione e utilizzo di prodotti sensibili e pericolosi;
• sicurezza dei trasporti (settore stradale e marittimo);
• tutela dell’ambiente (norme su ambiente e clima, sullo sviluppo sostenibile, la gestione dei rifiuti, l’inquinamento marino, atmosferico e acustico, la protezione e gestione delle acque e del suolo, la protezione della natura e della biodiversità);
• sostanze chimiche;
• prodotti biologici;
• radioprotezione e sicurezza nucleare;
• salute, protezione e benessere degli animali;
• salute pubblica, diritti dei pazienti;
• lavorazione, presentazione e vendita dei prodotti del tabacco e dei prodotti correlati;
• protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Gli aspetti di rilievo sul fronte della protezione dei dati

Il decreto whistleblowing introduce nuovi trattamenti di dati personali nell’ambito dell’organizzazione, quindi tali trattamenti devono essere correttamente individuati e gestiti.

Un primo passo per la corretta gestione lato privacy è proprio l’aggiornamento del registro dei trattamenti o della DPIA, il che significa anche mettere a fuoco le corrette misure di sicurezza tecniche e organizzative finalizzate a garantire la protezione dei dati personali coinvolti. Per esempio il titolare dovrà preoccuparsi di:

• scegliere modalità di gestione delle segnalazioni ed eventuali piattaforme online che rispettino non solo i requisiti previsti dal decreto whistleblowing ma anche quelli della normativa privacy;
• individuare e formare gli incaricati al trattamento anche in relazione ai nuovi trattamenti previsti dal decreto whistleblowing.

L’adeguamento della gestione privacy richiede inoltre lo sviluppo di idonee informative per l’interessato, prevedendo, ove necessario, l’espressione di un consenso esplicito.

Un recente approfondimento proposto dall’associazione Federprivacy ha sottolineato come i trattamenti dei dati introdotti dal decreto whistleblowing siano fondati in generale sulla base giuridica dell’adempimento di un obbligo legale, con due eccezioni:

• la rivelazione dell’identità del segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, come nel caso in cui la segnalazione fosse l’elemento fondante del procedimento disciplinare che l’impresa mette in atto nei confronti del soggetto che ha commesso la violazione oggetto della segnalazione;
• la conservazione e documentazione della segnalazione, nel caso in cui venga effettuata attraverso una linea telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato, oppure quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto.

In questi due casi, è la stessa norma di riferimento (il decreto whistleblowing) a richiedere il consenso espresso dell’interessato (il segnalante) quale condizione di liceità del trattamento.

In un mondo del lavoro sempre più digitalizzato anche i dati, i loro trattamenti e la relativa conservazione vivono e si realizzano su pc o in internet piuttosto che su carta. Questo passaggio interessa anche i dati personali che devono essere adeguatamente protetti attraverso misure di sicurezza informatica, o cybersecurity. Non è più possibile pensare di adeguarsi alla normativa privacy senza preoccuparsi delle scelte di sicurezza informatica: DPO o consulente privacy devono interfacciarsi con il fornitore aziendale dei servizi IT.

Esempi di sicurezza informatica

La gestione delle password è una misura di cybersecurity: le password sono la chiave di accesso ai dispositivi su cui vengono salvati i dati oppure ad applicazioni (app) e aree riservate in cui sono salvati dati personali. La definizione di una procedura aziendale di generazione, conservazione e aggiornamento delle password è uno dei primi elementi di sicurezza informatica che è opportuno verificare nell’ottica di garantire la protezione dei dati personali, oltre che di ogni altro dato salvato e utilizzato dall’azienda.

La protezione antivirus del PC è un’altra comune misura di sicurezza informatica. Si dovrebbe parlare in termini più generale di protezione anti-malware, cioè contro qualunque software nocivo sviluppato per prende di mira computer o reti. Ne esistono di diversi tipi (virus, ransomware, adware, spyware, worm e trojan), che si differenziano per la modalità di funzionamento, ma la logica è sempre la stessa: rendere inutilizzabili i dati o il dispositivo. Per questo motivo tra le misure di sicurezza in ottica privacy si deve comprendere anche la scelta e l’aggiornamento della protezione anti-malware della rete informatica.

L’evoluzione tecnologica digitale porta con sé anche forme sempre nuove di minacce ai sistemi e ai dati: phising, smishing, vishing e juice jacking sono i nomi di alcune di queste “trappole“. Conoscerne il nome, il significato e, quindi, la dinamica significa ridurre il rischio di farsi prendere all’amo. Anche la formazione rispetto ai comportamenti corretti per evitare di cadere vittima di attacchi informatici è una misura di sicurezza informatica, e può (dovrebbe) essere integrata in quella in materia di trattamento dei dati personali per ogni addetto al trattamento.

Quali misure di cybersecurity adottare?

Non esiste una lista esaustiva di misure che il tecnico informatico, per conto del titolare del trattamento, deve mettere in atto per garantire la conformità dell’assetto di cybersecurity rispetto al GPDR: il Regolamento richiede che le misure di sicurezza siano determinate dal titolare del trattamento in funzione della specificità dei trattamenti che esegue, avendo come obiettivo quello di garantire un livello di sicurezza adeguato rispetto all’entità del rischio connesso ai trattamenti stessi. Per questo è essenziale un confronto tra DPO o consulente privacy e fornitore aziendale dei servizi IT.

Individuare i soggetti coinvolti nel trattamento dei dati e il loro ruolo è il primo passo per la corretta gestione della privacy. Per questo motivo, dopo aver chiarito la distinzione tra responsabile esterno del trattamento e terze parti, oggi faccio un passo indietro e mi concentro sulla distinzione tra titolare del trattamento, cotitolare e responsabile esterno.

Chi è il titolare del trattamento

Il titolare è il soggetto che ha potere decisionale in merito alle finalità e ai mezzi del trattamento e li determina. La sua individuazione è operativa, cioè si tratta di verificare chi in termini pratici definisce finalità e mezzi (tecnici e organizzativi) del trattamento dei dati personali, a prescindere da designazioni o altri incarichi formali.

Non è necessario che il titolare del trattamento abbia effettivamente accesso ai dati personali che vengono trattati per essere qualificato come tale, l’elemento determinante è la sua influenza sul trattamento. Per esempio l’affidamento di operazioni di trattamento specifiche (ex. gestione delle buste paga) o della gestione della sicurezza (ex. incarico a un società di consulenza informatica) ad altri soggetti è un elemento che conferma il ruolo apicale del soggetto e contribuisce alla sua individuazione quale titolare del trattamento.

Chi è il cotitolare del trattamento

La definizione di titolare del trattamento contenuta nell’art. 4.7 del GDPR prevede la possibilità che finalità e mezzi del trattamento dei dati personali siano determinati da più soggetti contemporaneamente. I soggetti (due o più) che risultano coinvolti in una o più attività di trattamento degli stessi dati personali e ne determinano congiuntamente le finalità e i mezzi assumono la qualifica di contitolari. Se manca la condivisione della finalità e dei mezzi (essenziali) non vi è contitolarità ma vi saranno rapporti tra titolari autonomi o tra titolare e responsabile esterno.

Alcuni dettagli per riuscire a mettere a fuoco la cotitolarità:

• la mera esistenza di un beneficio economico o commerciale comune tra le parti non è sufficiente per determinare la cotitolarità del trattamento;
• la partecipazione congiunta può assumere la forma di una decisione comune o derivare dalla convergenza delle decisioni assunte (le decisioni si completano a vicenda e sono
  necessarie ai fini della realizzazione del trattamento e della definizione di finalità e mezzi);
• il trattamento non sarebbe possibile senza la partecipazione di entrambe le parti,
  nel senso che il trattamento di un soggetto è inscindibile da quello dell’altro cotitolare;
• la compartecipazione rispetto alle finalità del trattamento può manifestarsi sia come condivisione di un stesso obiettivo sia nella complementarietà di obiettivi distinti;
• per quanto riguarda i mezzi, la determinazione comune può riguardare alcuni e non tutti i mezzi, anche in fasi distinte dell’attività di trattamento nel suo complesso. I mezzi che determinano la cotitolarità sono quelli essenziali al trattamento (distinguendoli rispetto a mezzi non essenziali o accessori).

Chi è il responsabile esterno del trattamento

Il responsabile esterno è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o
altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento“. Si tratta cioè di un soggetto a cui il titolare si rivolge perché svolga attività specialistiche che non è in grado o non desidera svolgere direttamente. Nel momento in cui il titolare sceglie di esternalizzare determinati servizi o processi, il titolare consente a un soggetto terzo (cioè diverso dall’interessato, dal titolare e dalla sua struttura organizzativa) di accedere ai dati personali necessari per svolgere le attività che gli vuole affidare.

Perché il responsabile esterno sia tale:

• il soggetto esterno deve trattare i dati personali del titolare operando sotto la sua
  autorità, quindi vincolato a standard di prestazione e di comportamento ben definiti nelle istruzioni (data processing agreement) che il titolare è tenuto a fornire al responsabile;
• il soggetto esterno può conservare una parziale autonomia nella concreta configurazione del servizio e su alcune scelte tecnico-operative, ma non in merito alle finalità e alle modalità di utilizzo dei dati, che spettano esclusivamente al titolare del trattamento.

Il responsabile esterno ha quindi un ruolo strumentale rispetto alle decisioni del titolare, in caso contrario si tratta di una figura assimilata a quella del titolare.

Nello svolgimento delle attività di trattamento dei dati personali, il titolare comunica i dati degli interessati a diverse categorie di soggetti. Parlando di destinatari dei dati personali non ci si riferisce genericamente a tutti i soggetti a cui il titolare comunica/trasmette dati ai fini dell’esecuzione di un servizio. Bisogna infatti distinguere i responsabili esterni del trattamento dai destinatari o terze parti per poter gestire in modo adeguato il tema privacy nell’ambito dell’organizzazione del titolare.

Perché è importante la distinzione

I soggetti a cui il titolare del trattamento comunica/ trasferisce i dati personali eseguono il relativo trattamento sulla base di presupposti contrattuali differenti: il ruolo e il rapporto contrattuale di ogni destinatario dei dati influiscono sulla legittimità del trattamento e sulle responsabilità connesse al trattamento, determinando anche la scelta delle misure tecniche e organizzative (documenti e procedure) da adottare per garantire la sicurezza dei dati.

Come individuare i destinatari dei dati o terze parti

All’interno dell’ampia platea di soggetti con i quali il titolare può relazionarsi nell’esecuzione delle proprie attività, rientrano soggetti che operano in qualità di titolari autonomi rispetto allo stesso soggetto interessato. In pratica il titolare (datore di lavoro/legale rappresentante dell’impresa) comunica i dati di un interessato a un soggetto terzo che persegue interessi e obiettivi propri e che, per tale motivo, non ha un rapporto di dipendenza rispetto al trattamento dei dati, ma di autonomia, qualificandosi a sua volta come un “titolare del trattamento”.

Alcuni esempi di terze parti

Immaginiamo un’azienda produttiva o di servizi. Il titolare del trattamento (identificabile con il datore di lavoro/legale rappresentante) trasmette i dati ad alcuni soggetti che li trattano per finalità proprie. Tre esempi tipici sono:

1. il medico competente;
2. le banche, per quanto riguarda i pagamenti dei salari;
3. le società assicuratrici.

Alcuni casi complessi

I consulenti del lavoro

Rispondendo ai quesiti del Consiglio Nazionale dei consulenti del lavoro e di
numerosi professionisti, il Garante ha precisato che i consulenti del lavoro sono titolari, quindi terze parti, quando trattano i dati dei propri dipendenti oppure quelli dei propri clienti che siano persone fisiche (ex. liberi professionisti), mentre si qualificano come responsabili quando trattano i dati dei dipendenti dei loro clienti sulla base dell’incarico ricevuto (ex. consulenti che curano per conto dei datori di lavoro la predisposizione delle buste paga, le pratiche di gestione dei rapporti di lavoro o quelle previdenziali e assistenziali).

L’organismo di vigilanza 231

Il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito un parere in merito al ruolo dell’organismo di vigilanza 231 (OdV231) nel 2021, su richiesta dell’associazione AODV231. Tale parere risulta però parziale nella misura in cui identifica l’OdV231 quale “parte dell’ente“, quindi ritenendo che i membri dell’organismo debbano essere qualificati come incaricati del trattamento, escludendo però dalla propria valutazione “il nuovo e diverso ruolo che l’organismo potrebbe acquisire in relazione alle segnalazioni effettuate nell’ambito della normativa di whistleblowing“.

Cosa fare in pratica?

L’individuazione delle terze parti (o destinatari dei dati) deve essere parte integrane della messa a fuoco del sistema “privacy” aziendale. Oltre a titolari, co-titolari, responsabili esterni, incaricati al trattamento e DPO, le terze parti devono essere messe a fuoco in relazione all’organizzazione aziendale specifica. E questa messa a fuoco non deve basarsi su classificazioni teoriche, ma prendere in considerazione la specificità operativa di ogni soggetto.

Ci si preoccupa del trattamento dei dati personali quando li si raccoglie, li si utilizza e li si deve conservare, ma la corretta gestione della privacy deve considerare anche la possibilità per gli interessati di esercitare i diritti loro riconosciuti dal GDPR.

Diritti degli interessati secondo il GDPR

Il Regolamento (UE) 2016/679 definisce precisi diritti dell’interessato relativamente al trattamento dei suoi dati negli articoli tra il 15 e il 22. Ne riporto di seguito un sintesi.

Diritto di accesso

Secondo l’art. 15 del GDPR l’interessato ha il diritto di avere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in caso affermativo, di ottenere l’accesso ai dati personali e a specifiche informazioni (ex. categorie dei dati, finalità del trattamento, tempi di conservazione),

Diritto di rettifica

Secondo l’art. 16 del GDPR l’interessato ha il diritto di richiedere la correzione dei dati inesatti o di integrare quelli mancanti.

Diritto alla cancellazione

L’art. 17 del GDPR individua casi specifici previsti (ex. è terminato il trattamento, l’interessato abbia revocato il consenso espresso in precedenza, i dati siano stati trattati illecitamente) in cui l’interessato ha diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati al titolare.

Diritto di limitazione del trattamento

L’art. 18 del GDPR individui casi specifici (ex. se si contesta l’esattezza dei dati e il titolare ha necessità di tempo per fare verifiche) in cui l’interessato può richiedere al titolare di limitare il trattamento dei suoi dati.

Diritto alla portabilità dei dati

Secondo l’art. 20 del GDPR, in caso di trattamenti basati sul consenso o automatizzati, l’interessato ha la possibilità di ricevere in un formato adeguato tutti i dati affidati a un titolare per trasferirli a un altro e anche di richiedere il trasferimento diretto da un titolare all’altro.

Diritto di opposizione

Secondo l’art. 21 del GDPR “l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano“.

Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato

Questa è la disposizione dell’art. 22 del GDPR. Più precisamente “l’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona“.

La procedura dal lato dell’interessato

Il Garante privacy ha messo a disposizione un modello attraverso il quale l’interessato può esercitare i propri diritti: l’interessato compila il modello e lo trasmette al titolare (anche per il tramite del Responsabile della Protezione dei Dati , nei casi in cui sia stato designato dal titolare).

Il titolare del trattamento è tenuto a rispondere alla richiesta nel termine di 1 mese, dandole un riscontro oppure segnalando un ritardo nel riscontro in caso di richieste numerose e/o complesse. In ogni caso il titolare deve dare riscontro alla richiesta nel termine massimo di 2 mesi.

Se la risposta non perviene nei tempi indicati o l’interessato non la ritiene soddisfacente, può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, presentando un reclamo o una segnalazione, oppure all’autorità giudiziaria.

La procedura dal lato del titolare

Gli articoli del GDPR relativi ai diritti degli interessati contengono dettagli che devono essere presi in considerazione dal titolare durante la fase di definizione delle modalità di trattamento. In altre parole: i titolari devono garantire la tutela dei diritti da parte degli interessati e non solo la possibilità che loro li esercitino.

L’attenzione ai diritti degli interessati è necessaria a partire dalla definizione dell’informativa al trattamento dei dati che è il primo strumento attraverso il quale fornire all’interessato le indicazioni in merito alla tutela dei suoi diritti e alle modalità con cui li può esercitare.