Dal 27 maggio 2019 INAIL ha messo a disposizione l’applicativo CIVA per la gestione informatizzata di pratiche relative alla gestione di impianti e attrezzature, pagamenti compresi.
Le pratiche che si possono presentare e gestire attraverso CIVA sono :
- la denuncia di impianti di messa a terra;
- la denuncia di impianti di protezione da scariche atmosferiche;
- la messa in servizio e immatricolazione di attrezzature di sollevamento;
- il riconoscimento di idoneità dei ponti sollevatori per autoveicoli;
- le prestazioni su attrezzature di sollevamento non marcate CE;
- la messa in servizio e immatricolazione di ascensori e montacarichi da cantiere;
- la messa in servizio e immatricolazione di apparecchi a pressione singoli e degli insiemi;
- l’approvazione del progetto e verifica primo impianto di riscaldamento;
- le prime verifiche periodiche.
La Circolare n.12 del 13 maggio 2019 ha dichiarato la sospensione della gestione delle pratiche con posta ordinaria o attraverso PEC, vincolando all’utilizzo dell’applicativo CIVA attraverso la sezione dei servizi online del sito dell’ente assicurativo.
La combinazione tra la novità dell’applicativo e il grande numero di utenti ha determinato alcuni disservizi in fase di avvio e, ancora adesso, a distanza di 5 mesi dalla messa in funzione, si riscontrano anomalie operative che richiedono di abbandonare l’area riservata e di ricompilare pratiche che si pensava di avere completato. A questo si aggiunge che, nell’epoca delle app, le modalità di utilizzo di CIVA non sono del tutto intuitive. È però possibile migliorare l’esperienza di utilizzo seguendo qualche consiglio.
Consiglio n.1: fare riferimento al manuale utente
INAIL ha messo a disposizione un Manuale utente ben strutturato. Non è necessario leggerlo tutto d’un fiato ma è utile tenerlo sotto mano durante la compilazione della pratica, almeno le prime volte.
In questo modo, per esempio, si può scoprire come riuscire a visualizzare le pratiche presentate prima dell’entrata in esercizio dell’applicativo CIVA che non risultano associate automaticamente al profilo utente selezionato: il capitolo 16 del Manuale parla della funzione di richiesta di visualizzazione apparecchi/ pratiche, che risolve il problema.
Consiglio n.2: verificare credenziali e profilo di accesso
Chi già accede all’area dei servizi online del sito INAIL non avrà difficoltà, ma è importante che selezioni il profilo corretto (per esempio, all’applicativo si accede come legale rappresentante e non come datore di lavoro). Inoltre è stata introdotta la figura del consulente per le attrezzature e impianti, che un’azienda potrebbe scegliere di sfruttare per delegare l’incarico di presentazione delle pratiche a uno specifico soggetto interno all’azienda. Infine, le modalità di accesso cambiano a seconda del soggetto che deve utilizzare CIVA. Quindi una verifica iniziale di credenziali e profilo di accesso (eventualmente scorrendo il capitolo 2 del Manuale utente) è un buon modo per evitare la frustrazione ancora prima della compilazione della prima pratica.
Consiglio n.3: avvisi di fuori servizio
Come tutti gli applicativi online, anche CIVA è soggetto a manutenzioni e verifiche, per cui capitano sospensioni programmate del servizio che vengono comunicate da INAIL sulla home page del suo sito. Se stai programmando il tuo lavoro e prevedi di dover utilizzare il portale, allora è il caso che verifichi che non ci siano giornate o fasce orarie di temporanea indisponibilità del servizio all’orizzonte.
Consiglio n.4: lungimiranza
Il passaggio ai servizi informatizzati genera l’aspettativa dell’efficienza e della rapidità, per cui si pensa di poter procedere alla compilazione delle pratiche sotto scadenza, “tanto che cosa vuoi che succeda?“. L’esperienza racconta di connessioni internet altalenanti, misteriosi messaggi di errore o inspiegabili logout dai servizi online proprio dopo aver cliccato sul bottone di invio della pratica. Quindi sii lungimirante e procedi alla gestione della pratica con qualche giorno di margine sulle scadenze: se qualcosa andasse storto, avrai un altro paio di giorni per ritentare.
Consiglio n.5: organizzazione
Anche l’idea che CIVA offra il grande vantaggio di una visione sintetica di mezzi, attrezzature e pratiche in gestione da parte del singolo utente è fuorviante, soprattutto perché le pratiche vengono identificate attraverso numeri di protocollo irriconoscibili a colpo d’occhio, difficoltà che si presenta anche per distinguere le comunicazioni inviate dell’utente da quelle trasmesse da INAIL. Quindi sii ordinato e archivia la copia pdf delle ricevute create dall’applicativo CIVA in modo che sia immediato ricollegare i numeri di protocollo ai codici dell’attrezzatura o dell’impianto utilizzati in azienda. Inoltre creati uno scadenzario delle pratiche che stai gestendo che ti consenta di avere sempre chiaro a che punto del processo sei arrivato (ex. immatricolazione completata e prima verifica in scadenza tra un anno; in attesa di rilascio di matricola da INAIL).
A questo punto non ti resta che iniziare a fare un po’ di pratica.