Autorizzazione sistemi di videosorveglianza e satellitari

Telecamere nella sede aziendale per proteggere il patrimonio dell’impresa e GPS installati sui mezzi per prevenirne il furto, per proteggere il personale che svolge lavori isolati o a rischio rapina, oppure per questioni logistiche. A volte sono i clienti, soprattutto le stazioni appaltanti, a premiare chi ha dotato il proprio parco mezzi di un sistema satellitare. Quindi viene naturale pensare che non serva alcuna autorizzazione dei sistemi di videosorveglianza (impianti audiovisivi) e satellitari. In realtà bisogna verificare una condizione, ossia la presenza o meno di lavoratori in azienda: nel caso sia presente anche un solo lavoratore, per installare telecamere e GPS, il titolare dell’impresa deve ottenere specifica autorizzazione prima della loro installazione.

A chi richiedere l’autorizzazione?

Le strade percorribili sono due.

1. La sottoscrizione di un accordo sindacale. Questa strada è percorribile se sono presenti rappresentanze sindacali aziendali (RSA) o unitarie (RSU), oppure facendo riferimento alle rappresentanze sindacali territoriali (tra le più rappresentative a livello nazionale).
2. La presentazione di una domanda di autorizzazione alla sede territorialmente competente dell’Ispettorato del lavoro, invece, è percorribile nel caso in cui
   – non siano stati eletti RSA o RSU;
   – sia stato sottoscritto un verbale di mancato accordo con le rappresentanze sindacali (anche quelle territoriali) in relazione all’utilizzo dell’impianto di localizzazione satellitare e/o delle apparecchiature di videosorveglianza.

Come funziona l’iter autorizzativo?

Accordo sindacale

L’accordo sindacale altro non è che un documento scritto nel quale vengono dettagliate le condizioni alle quali il titolare dell’impresa e le rappresentanze sindacali hanno convenuto che le attrezzature di videosorveglianza e satellitari potranno essere utilizzate al fine di consentire il raggiungimento degli obiettivi di tutela del patrimonio, di organizzazione logistica o di sicurezza dei lavoratori, senza costituire una possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori e garantendo la tutela dei dati personali.

La tempistica richiesta per giungere all’accordo dipende dalla complessità del sistema da autorizzare e dalla complessità della trattativa.

Dato che l’accordo non è obbligatorio, ossia una delle due parti potrebbe non ritenere accettabili le condizioni imposte dalla controparte, la trattativa potrebbe concludersi senza nulla di fatto, imponendo di procederecon la richiesta di autorizzazione all’Ispettorato del lavoro.

La domanda all’Ispettorato del lavoro

Il titolare dell’impresa deve procedere alla predisposizione di specifica modulistica, scaricabile dal sito dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, che comprende

• modulo d’istanza di autorizzazione all’installazione (a cui bisogna applicare n. 1 marca da bollo da € 16,00);
• autocertificazione di dichiarazione sostitutiva per marca da bollo (a cui bisogna applicare n.2 marche da bollo da € 16,00).

Inoltre l’impresa deve predisporre una relazione di dettaglio che illustri le ragioni dell’installazione e le modalità di funzionamento.

Le tempistiche di rilascio dell’autorizzazione variano a seconda della sede territoriale di riferimento e l’Ispettorato può procedere all’esecuzione di un sopralluogo a sorpresa per verificare quanto dichiarato nella domanda e che la tecnologia non sia già stata installata. La sola installazione e/o la messa in esercizio dei sistemi prima del rilascio dell’autorizzazione comporta infatti l’applicazione delle sanzioni penali previste dall’art. 38 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970) :

• ammenda da € 154 a € 1.549 o arresto da 15 giorni a 1 anno;
• nei casi più gravi (ex. l’installazione degli impianti a totale insaputa del lavoratore; l’installazione di telecamere fisse che inquadrino esclusivamente l’attività svolta dai lavoratori o i luoghi di pausa o di mensa; l’assenza di esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale che giustifichino l’installazione degli impianti) le pene dell’arresto e dell’ammenda sono applicate congiuntamente;
• quando, per le condizioni economiche del titolare dell’impresa, l’ammenda sopra riportata si presume inefficace anche se applicata nel massimo, il giudice ha facoltà di aumentarla fino al quintuplo.

Perché bisogna richiedere l’autorizzazione?

Perché l’art. 4, comma 1 dello Statuto dei lavoratori prevede che gli impianti audiovisivi o altri strumenti da cui possa derivare “la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori” possono essere impiegati esclusivamente:

• se rispondono a “esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale“;
• previo accordo sindacale o autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro, antecedenti la loro installazione.

Quanto dura l’autorizzazione?

L’art. 4, comma 1 dello Statuto dei lavoratori stabilisce che i provvedimenti autorizzativi sono definitivi, tuttavia la prassi operativa (i modelli autorizzativi dell’Ispettorato del lavoro e la formulazione degli accordi sindacali) prevedono la necessità di dare comunicazione e quindi di richiedere autorizzazione per modifiche rilevanti dei sistemi già autorizzati.

Serve “solo” l’autorizzazione?

Non proprio. Sempre l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, al comma 3, precisa anche che le informazioni raccolte mediante i sistemi di videosorveglianza e satellitari “sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196“, quindi, oltre al possesso dell’autorizzazione, il titolare dell’impresa deve essere in grado di dimostrare:

1. di aver adeguatamente informato i lavoratori sul funzionamento dei sistemi installati e sull’esecuzione dei controlli;
2. di trattare i dati raccolti mediante i sistemi di videosorveglianza e satellitari nel rispetto dei requisti di privacy.