Cosa significa rilevare le esigenze formative e come farlo

La rilevazione delle esigenze formative è diventato il ritornello di molti, consulenti e organismi di controllo. La convinzione alla base di questa insistenza è che una persona formata sappia svolgere la propria attività in modo consapevole e responsabile, il che, soprattutto quando si parla di salute e sicurezza sul lavoro, significa che sa prevenire ogni possibile conseguenza negativa. In realtà formazione e consapevolezza non sono sinonimi, ma la prima è indubbiamente una via per poter raggiungere la seconda.

Che cosa significa rilevare le esigenze formative?

Significa individuare i percorsi di formazione e addestramento necessari per garantire la competenza di una data persona nello svolgimento della sua attività e per mantenerla nel tempo.

Significa quindi:

• conoscere la formazione di cui sono in possesso i candidati/lavoratori;
• individuare gli obblighi di legge che si applicano alla mansione specifica in termini di tipologia di corsi (ex. un diploma professionale, il cosiddetto patentino frigoristi o la comune formazione generale e specifica in materia di salute e sicurezza sul lavoro) e relativa frequenza di aggiornamento (triennale? Quinquennale? Non sono previsti obblighi di aggiornamento?);
• individuare eventuali obblighi aggiuntivi definiti dall’azienda (ex. un’impresa può definire durata e frequenza di aggiornamento dei corsi di formazione più stringenti di quelli di legge ma, soprattutto, lo può fare nei casi in cui la normativa non definisce obblighi specifici o non fornisce indicazioni in merito);
• verificare la corrispondenza tra la formazione dei candidati/ lavoratori e i requisiti di legge, tenendo conto anche della frequenza di aggiornamento prevista per legge;
• definire un programma di formazione, quindi un documento che definisca quale personale deve frequentare un dato corso entro una scadenza definita.

Come farlo?

Si devono seguire solo 3 regole:

1. archiviare la documentazione che prova di quale formazione sia in possesso un dato lavoratore;
2. tenere sotto controllo le scadenze;
3. mettere nero su bianco la programmazione dei corsi da effettuare.

Il modo più efficace di archiviazione della documentazione di formazione prevede di procedere per singolo lavoratore, suddividendo la stessa per tipologia di corso e in ordine cronologico. Questo metodo richiede più impegno in fase iniziale, rispetto a una scansione cumulativa per tipologia di corso o solo per lavoratore, ma semplifica la consultazione da parte dell’azienda e anche di soggetti esterni (ex. i coordinatori per la sicurezza nei cantieri edili, gli organismi di controllo, i consulenti).

Non esiste un metodo infallibile e universale per gestire le scadenze. Tutto dipende dal numero di scadenze da monitorare e dalle preferenze di chi le deve tenere sotto controllo. Per esperienza posso dire che l’automatismo della gestione aumenta con la dimensione aziendale, così le piccole realtà tendono a usare carta e penna e, di anno in anno, riportano le scadenze sul calendario da scrivania; le realtà di medie dimensioni iniziano a caricare i dati su file Excel che consultano periodicamente; le realtà più grandi sfruttano gestionali aziendali o piattaforme online predisposte allo scopo, che possono anche inviare mail di avviso delle scadenze. Il mio consiglio è di partire da subito con uno strumento che sia facilmente migliorabile, quindi salterei la versione su carta e partirei direttamente da una versione informatizzata.

Il programma di formazione, infine, deve avere alcuni elementi essenziali, ossia un elenco dei corsi a cui devono partecipare i lavoratori con associati i nominativi degli interessati, la data limite di erogazione del corso e, man mano che i corsi vengono effettuati, la data di effettiva esecuzione. Alcune imprese ritengono pratico specificare anche il soggetto presso il quale è stata fatta l’iscrizione e lo stato di avanzamento della formazione (ex. iscrizione da completare, iscrizione effettuata, data programmata). Altre lo suddividono per anno solare, per esempio predisponendo diversi fogli Excel, mentre altre procedono aggiungendo righe successive a una tabella inserita in un file di testo (Word o simili). Essenziale è conservare il documento che attesti l’avvenuta iscrizione al corso.

Tutte e tre queste attività devono essere effettuate con continuità, procedendo ad aggiornamenti continui, o comunque in funzione della variazione del personale, dell’approssimarsi delle scadenze e dell’erogazione dei corsi. La rilevazione delle esigenze formative accompagna l’attività aziendale nella sua quotidianità.

Le difficoltà e come affrontarle

Le difficoltà che si possono incontrare nella rilevazione delle esigenze formative sono essenzialmente tre:

1. un lavoratore nuovo assunto dichiara di avere fatto un corso ma non consegna la documentazione;
2. si dispone dell’attestato relativo all’aggiornamento di un dato corso, ma non di quello relativo al corso di formazione iniziale (ex. attestato di partecipazione al corso di aggiornamento di primo soccorso e non quello di partecipazione al corso iniziale);
3. i soggetti che erogano la formazione e quelli che la verificano interpretano i contenuti dei corsi e gli obblighi di legge in modo diverso, con differenze a volte notevoli a livello territoriale.

Sono difficoltà oggettive che si può cercare di gestire ma che non si ha mai garanzia di risolvere positivamente.

Mai accontentarsi di quanto viene dichiarato. Se quanto viene riferito non è supportato dalla documentazione necessaria (almeno un attestato di formazione con indicazione del contenuto del corso, durata e data del corso di formazione e nominativo del soggetto che l’ha tenuto) non si può considerare attendibile e si deve ripartire da zero, quindi far frequentare nuovamente il corso o il suo aggiornamento. Questo vale sia se non si riceve nessun attestato, sia se dispone dell’attestato di un corso di aggiornamento senza disporre dell’attestato di frequenza al corso iniziale. Prima di pensare al peggio, però, valutate di fare richiesta all’impresa presso la quale il lavoratore era occupato in precedenza oppure agli enti di formazione di riferimento o quelli indicati dal lavoratore stesso. A volte non si recupera l’attestato di partecipazione al corso ma una dichiarazione comprensiva di tutti i dati necessari e si ha così la prova della formazione di interesse.

La questione dell’interpretazione degli obblighi di legge prevede invece soluzioni meno standardizzabili. Il punto di partenza deve essere quello della convinzione: se si è consapevoli degli obblighi di legge e dei criteri di definizione delle frequenze di aggiornamento della formazione, allora bisogna essere disposti a sostenere e motivare la propria posizione. In questo caso un confronto diretto tra il soggetto che contesta la formazione o il suo aggiornamento e il consulente aziendale può consentire di appianare le divergenze o di individuare la soluzione operativa. Il secondo passo è quello di imparare dal confronto, dando per assodato che se più soggetti iniziano a seguire la stessa linea interpretativa, presto quella potrebbe prendere piede nel territorio e diventare una prassi riconosciuta, a prescindere da disposizioni di legge esplicite e definitive sull’argomento. In altre parole, una volta incontrato un ostacolo, valuta se non valga la pena aggiustare la tua linea interpretativa e avviare l’adeguamento della formazione aziendale.

Un approccio positivo resta la chiave del successo sul lungo termine.