Dati personali e rapporto di lavoro

Nell’ambito di un rapporto di lavoro, le categorie di dati personali raccolti e trattati dal datore di lavoro sono ampie e non tutte necessarie per adempiere agli obblighi connessi al rapporto di lavoro. Sapere quali dati rientrano in questa categoria e quali, invece, sono raccolti per attuare procedure aziendali che vanno al di là dei vincoli dei contratti di lavoro è essenziale per definire le corrette modalità di trattamento e di informativa nei confronti dei lavoratori.

Dati personali richiesti per definire e gestire il rapporto di lavoro

I dati anagrafici del dipendente, i suoi dati fiscali e quelli dei familiari a carico, o comunque componenti il suo nucleo familiare, e gli estremi del suo conto corrente bancario sono necessari per l’elaborazione e il pagamento della retribuzione e gli adempimenti legislativi connessi (ex. pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali).

Ci sono anche dati sensibili dei quali il datore di lavoro può venire a conoscenza per adempiere agli obblighi di legge connessi al rapporto di lavoro:

• conoscere la condizione di invalidità o di maternità determina la possibilità di pagare le indennità economiche previste dai contratti collettivi di lavoro;
• conoscere l’adesione a un sindacato serve per gestire eventuali richieste di trattenuta per quote di associazione sindacale;
• conoscere l’adesione a un partito politico è necessaria per giustificare richieste di permessi o aspettativa per cariche pubbliche elettive o assenze retribuite per lo svolgimento dell’incarico di rappresentante di lista);
• conoscere le convinzioni religiose serve per gestire le richiesta di fruizione di festività religiose.

Utilizzo di immagini

Nei casi in cui è necessario esibire un tesserino di identificazione (nell’ambito dei lavori di appalto), la fototessera diventa un dato personale richiesto per adempiere a un obbligo di legge da parte del datore di lavoro, il che è comunque diverso dagli obblighi imposti dalla gestione del rapporto di lavoro.

Diverso è invece il caso in cui l’azienda definisca procedure interne di sicurezza che prevedono l’utilizzo di cartellini con fototessera o l’installazione di impianti di videosorveglianza, oppure proceda alla raccolta di materiale video o fotografico per attività di marketing e promozione della società: in questi due casi è il legittimo interesse del titolare che giustifica il trattamento.

Quindi le immagini sono dati personali che possono essere trattati nell’ambito di un rapporto di lavoro, ma la ragione che ne determina la possibilità di utilizzo può variare tra l’obbligo contrattuale e l’interesse del datore di lavoro.

Posizione dei lavoratori

Che sia l’utilizzo di mezzi aziendali provvisti di sistemi satellitari o l’affidamento di telepass e carte di credito per agevolare le attività, il risultato è che le procedure di gestione della logistica o, più semplicemente, la rendicontazione periodica di questi strumenti fornisce al datore di lavoro i dati relativi alla posizione geografica e agli orari di utilizzo degli strumenti assegnati. Anche questi sono dati personali se consentono di risalire in modo univoco agli utilizzatori dei mezzi e dei dispositivi.

E adesso?

Avere chiaro che tra i dati personali dei dipendenti rientrano più categorie di dati, e non solo quelli anagrafici, la cui raccolta e il cui trattamento sono determinate da ragioni diverse, è essenziale per adempiere in modo corretto agli obblighi imposti dalla normativa in materia di trattamento dati personali.

In particolare:

1. per predisporre informative complete e corrette e, se necessarie, le richieste di consenso;
2. per individuare eventuali necessità di autorizzazione;
3. per utilizzare correttamente gli strumenti aziendali;
4. per definire le procedure di gestione dei dati rispettose dei vincoli di legge.